Meetings
Es werden monatliche Meetings für den gesamten Verein abgehalten, und zwar jeden zweiten Sonntag des Monats. Dieser regelmäßige Austausch bietet allen Mitgliedern die Möglichkeit, aktuelle Entwicklungen im Verein zu verfolgen, Feedback zu geben und an Entscheidungsprozessen teilzunehmen. Während dieser Treffen werden nicht nur organisatorische Belange besprochen, sondern auch Raum für die Vorstellung neuer Ideen und die Diskussion wichtiger Themen geschaffen.
Zusätzlich zu den allgemeinen Vereinsmeetings werden sich die Vorstandsmitglieder separat an einem anderen Datum treffen, um operative Anliegen zu erörtern. Dieses zusätzliche Treffen gewährleistet, dass der Vorstand kontinuierlich einen umfassenden Überblick über die internen und externen Betriebsabläufe des Vereins behält. Dadurch kann der Vorstand bei Bedarf zeitnah intervenieren und sicherstellen, dass die Vereinsaktivitäten reibungslos verlaufen.
Für dringende Angelegenheiten wurde die Möglichkeit einer Notfallversammlung (Emergency Assembly, EA) geschaffen. Diese Notfallversammlung findet statt, wenn dringende Themen angesprochen werden müssen und das «absolute Mehr» erforderlich ist. Das bedeutet, dass die Mehrheit der Mitglieder die Notwendigkeit der Notfallversammlung bestätigen muss, indem sie darüber abstimmt. Diese rasche und demokratische Entscheidungsstruktur ermöglicht es dem Verein, flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren und angemessene Maßnahmen zu ergreifen.
Projekte
Jedes Mitglied hat die Möglichkeit, durch Einreichen eines Formulars ein Projekt vorzustellen, das persönliches Interesse weckt. Diese Formulare dienen als Ausgangspunkt für die Diskussion und Planung des Projekts.
Die vorgeschlagenen Teammitglieder müssen sich ausdrücklich einverstanden erklären, Teil des Projekts zu sein. Diese Zustimmung wird auf dem Formular dokumentiert, um eine transparente Kommunikation und Planung zu gewährleisten. Dieser Schritt stellt sicher, dass jedes Projektteam aus motivierten und engagierten Mitgliedern besteht.
Bevor ein Projekt gestartet werden kann, bedarf es des Einverständnisses von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern. Diese Hürde gewährleistet, dass die Projekte im Einklang mit den übergeordneten Vereinszielen stehen und die Unterstützung des Vorstands erhalten. Diese doppelte Bestätigung sorgt für eine fundierte Auswahl und Priorisierung der Projekte.
Die Anzahl der laufenden Projekte wird von der Verfügbarkeit der Mitglieder und Ressourcen beeinflusst. Dies gewährleistet, dass jedes Projekt angemessene Aufmerksamkeit und Unterstützung erhält. Um eine effiziente Durchführung zu gewährleisten, wird die Mitgliederzahl für jedes laufende Projekt, einschließlich des Projektmanagers, auf maximal fünf begrenzt. Diese Limitierung ermöglicht eine fokussierte Zusammenarbeit und optimale Ressourcennutzung für jedes Projekt im Verein.